En la evolución de los sistemas de información ha habido dos puntos determinantes, que han formado los dos tipos fundamentales de sistemas de información electrónico.

01.-Sistemas de gestión de ficheros¶

Este tipo de sistemas hace referencia a la forma que inicialmente se desarrolló en la informática para gestionar ficheros (y que aún se usa). En realidad, es una forma que traducía la manera clásica de gestionar sistemas de información (con sus archivadores, carpetas,…) al mundo electrónico.

La idea es que los datos se almacenan en ficheros y se crean aplicaciones (cuyo código posee la empresa que crea dichas aplicaciones) para acceder a los ficheros. Cada aplicación organiza los datos en los ficheros como le parece mejor y si incorporamos aplicaciones nuevas, éstas usarán sus propios ficheros.

Cada aplicación almacena y utiliza sus propios datos de forma un tanto caótica. La ventaja de este sistema (la única ventaja), es que los procesos son independientes por lo que la modificación de uno no afecta al resto. Pero tiene grandes inconvenientes:

Programación de aplicaciones compleja. Ya que los programadores se deben de encargar de lo que tiene que hacer la aplicación y además de estructurar los datos en disco.
Datos redundantes. Ya que se repiten continuamente. Podría, por ejemplo, ocurrir que una segunda aplicación utilice datos de personales, que resulta que ya estaban almacenados en los ficheros de una primera aplicación, pero como ambas son independientes, los datos se repetirán.
Datos inconsistentes. En relación con el problema anterior, ya que un proceso cambia sus datos y no los del resto. Por lo que la misma información puede tener distintos valores según qué aplicación acceda a él.
Difícil acceso a los datos. Cada vez que se requiera una consulta no prevista inicialmente, hay que modificar el código de las aplicaciones o incluso crear una nueva aplicación. Esto hace imposible pensar en nuevas consultas e instantáneamente obtener sus resultados; inviable para aplicaciones que requieren grandes capacidades de consultas y análisis de datos.
Coste de almacenamiento elevado. Al almacenarse varias veces el mismo dato, se requiere más espacio en los discos. Además, las aplicaciones también ocupan mucho al tener que pensar en todas las posibles consultas sobre los datos que la organización precisa.
Dependencia de los datos a nivel físico. Para poder saber cómo se almacenan los datos, es decir qué estructura se utiliza de los mismos, necesitamos ver el código de la aplicación; es decir el código y los datos no son independientes.
Dificultad para el acceso simultáneo a los datos. El acceso simultáneo requiere que varios usuarios al puedan acceder a la misma información. Con este tipo de sistemas es extremadamente difícil conseguir esta capacidad.
Dificultad para administrar la seguridad del sistema. Ya que cada aplicación se crea independientemente. Es, por tanto, muy difícil establecer criterios de seguridad uniformes. Es decir, los permisos que cada usuario tiene sobre los datos, se establecen de forma muy confusa (y nada uniforme ya que cada aplicación puede variar la seguridad).

Se consideran también sistemas de gestión de ficheros, a los sistemas que utilizan programas ofimáticos (como procesadores de texto u hojas de cálculo por ejemplo) para gestionar sus datos. Esta última idea, la utilizan muchas pequeñas empresas para gestionar los datos, debido al presupuesto limitado del que disponen. Gestionar la información de esta forma produce los mismos (si no más) problemas.

02.-Sistemas de Bases de Datos¶

En este tipo de sistemas, los datos se centralizan en una base de datos común a todas las aplicaciones. Un software llamado Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD) es el que realmente accede a los datos y se encarga de gestionarlos. Las aplicaciones que creen los programadores, no acceden directamente a los datos, de modo que la base de datos es común para todas las aplicaciones.

De esta forma, hay, al menos, dos capas a la hora de acceder a los datos. Las aplicaciones se abstraen sobre la forma de acceder a los datos, dejando ese problema al SGBD. Así se pueden concentrar exclusivamente en la tarea de conseguir una interfaz de acceso a los datos para los usuarios.

Cuando una aplicación modifica un dato, la modificación será visible inmediatamente para el resto de aplicaciones; ya que todas utilizarán la misma base de datos.

Ventajas¶

Independencia de los datos y los programas. Esto permite modificar los datos sin modificar el código de las aplicaciones y viceversa.
Menor redundancia. Este modelo no requiere que los datos se repitan para cada aplicación que los requiera., en su lugar se diseñan los datos de forma independiente a las aplicaciones. Los programadores de aplicaciones deberán conocer la estructura creada para los datos y la forma en la que deben acceder a ellos.
Integridad de los datos. Al estar centralizados, es más difícil que haya datos incoherentes. Es decir, que una aplicación muestre información distinta al resto de aplicaciones, ya que los datos son los mismos para todas.
Mayor seguridad en los datos. El SGBD es el encargado de la seguridad y se puede centrar en ella de forma independiente a las aplicaciones. Como las aplicaciones deben atravesar la capa del SGBD para llegar a los datos, no se podrán saltar la seguridad.
Visiones distintas según el usuario. Nuevamente, centralizar los datos facilita crear políticas que permitan que los usuarios vean la información de la base de datos de forma distinta.
Datos más documentados. Las bases de datos tienen mucho mejor gestionados los metadatos, que permiten describir la información de la base de datos y que pueden ser consultados por las aplicaciones.
Acceso a los datos más eficiente. Esta forma de organizar los datos produce un resultado más óptimo en rendimiento ya que los sistemas gestores centralizan el acceso pudiendo ejecutar políticas diferentes en función de la demanda.
Menor espacio de almacenamiento. Puesto que hay muy poca redundancia.
Acceso simultáneo a los datos. Nuevamente el SGBD tiene más capacidad de conseguir esto. Cuando hay varias aplicaciones que intentan acceder a los datos en los sistemas orientados a los ficheros, compiten por los datos y es fácil el bloqueo mutuo. En el caso de los sistemas orientados a bases de datos, toda petición pasa la capa del SGBD y esto permite evitar los bloqueos.

Desventajas¶

Instalación costosa. El control y administración de bases de datos requiere de un software y hardware poderoso.
Requiere personal cualificado. Debido a la dificultad de manejo de este tipo de sistemas.
Implantación larga y difícil. En relación a los puntos anteriores. La adaptación del personal y del equipamiento es mucho más complicada y lleva bastante tiempo.
Ausencia de estándares totales. Lo cual significa una excesiva dependencia hacia los sistemas comerciales del mercado. Aunque, hoy en día, hay un funcionamiento base y un lenguaje de gestión (SQL) que desde hace tiempo se considera estándar (al menos en las bases de datos relacionales).